Pre klienta sme navrhli a implementovali komplexné riešenie, ktoré zabezpečuje 100 % automatizáciu spracovania objednávok darčekových voucherov — od prijatia objednávky v e-shope na platforme Shopify, cez vygenerovanie vouchera v tlačovej kvalite, až po notifikačné e-maily zákazníkovi a partnerskej spoločnosti. Vďaka tomuto riešeniu sme eliminovali ručnú prácu, ktorá v čase najväčšieho náporu zaberala klientovi aj niekoľko hodín denne.
Postavené na systéme
- make.com
Použité technológie
- Google Sheets
- Shopify
Výzva: manuálna rutina, chybovosť a prísne bezpečnostné požiadavky
Pred naším zásahom vyžadoval predaj každého darčekového voucheru množstvo manuálnych krokov. Bolo potrebné skontrolovať úhradu, ručne vygenerovať PDF dokument, odoslať ho zákazníkovi, zaevidovať predaj do interného systému a nezabudnúť informovať partnerskú spoločnosť, ktorej voucher bol predaný.
Klient navyše požadoval nepriestrelnú logiku a bezpečnosť: voucher nesmel byť za žiadnych okolností vygenerovaný bez potvrdenej platby, každý kus musel mať unikátny identifikátor ako ochranu voči podvodom a systém musel viesť presný audit log všetkých operácií.
Poskytnuté služby
- Analýza procesov a výber najvhodnejších technologických služieb.
- Automatizácia procesov pomocou platformy Make.com.
- Tvorba dizajnu šablón — unifikovanie vizuálu dokumentov a ich dynamické generovanie (Placid).
- Návrh databázy a premenných pre bezchybnú evidenciu (Google Sheets).
- Testovanie a optimalizácia celého toku dát.
- Riešenie edge caseov a detailné ladenie workflows.
- Aktualizácia workflows podľa meniacich sa potrieb zákazníka.
- Dodanie kompletnej technickej a užívateľskej dokumentácie.
Naše riešenie: celý proces v jednom workflowe
Pri prvotnej analýze a návrhu architektúry sme zvažovali rozdelenie systému do viacerých na seba nadväzujúcich workflows v nástroji Make.com. Nakoniec sme však vďaka hlbokej optimalizácii a dômyselnej logike dokázali celý tento masívny proces architektovať v rámci jedného, vysoko efektívneho workflowu.
Ako systém funguje v praxi
- Prijatie objednávky (Shopify): akonáhle zákazník nakúpi, systém zaznamená objednávku.
- Validácia platby: kritický bod zmluvy. Systém cez integráciu s platobnou bránou automaticky overí, či je objednávka zaplatená. Túto logiku nie je možné obísť — voucher sa bez potvrdenej úhrady nevygeneruje.
- Generovanie PDF: systém dynamicky vygeneruje vizuálne unifikovaný voucher s unikátnym identifikátorom v špičkovej tlačovej kvalite.
- Distribúcia: vygenerovaný voucher odchádza automaticky v prílohe e-mailu zákazníkovi.
- Notifikácia partnerom: systém automaticky odošle informáciu o predaji partnerskej spoločnosti, ktorej služba alebo produkt sa predal.
- Evidencia a audit (Google Sheets): všetky operácie, časy, dáta a unikátne ID sa zapisujú do databázy. Slúži zároveň ako prehľadné administrátorské rozhranie s možnosťou manuálneho zásahu či kontroly logov.
Bezpečnosť na prvom mieste
Navrhli sme architektúru, ktorú nie je možné obísť manuálnym zásahom ani priamym prístupom k API. Integrita dát je plne chránená proti neoprávnenému prístupu, strate či zmene — do bodky sme tak splnili prísne akceptačné podmienky klienta.
Výsledky
- Časová úspora: odstránili sme ručnú prácu, ktorá pred implementáciou zaberala niekoľko hodín denne.
- 100 % automatizácia: bezdotykový priebeh celej objednávky. Klient len sleduje, ako mu pribúdajú vybavené objednávky.
- Nulová chybovosť: automatická validácia platieb a generovanie unikátnych ID kódov eliminovali riziko ľudskej chyby aj podvodu.
- Vysoká kvalita výstupov: zákazníci dostávajú okamžite po platbe estetické a na tlač pripravené PDF vouchery.
Hľadáte podobné riešenie pre váš e-shop alebo biznis? Radi vám pomôžeme zbaviť sa rutiny a premeniť vaše procesy na bezchybné automatizácie.